אחת ההוצאות הגדולות ביותר בכל עסק היא ההוצאה על משכורות לעובדים. מדובר בתשלום אשר יורד בכל תחילת חודש ולא ניתן אפילו לדחות אותו או לחלק לתשלומים. העסקה של עובדים היא מסובכת הרבה מעבר לשכר החודשי המשולם להם. לאנשים שונים יש צרכים שונים וגם דברים שונים אשר מניעים אותם לעבוד טוב יותר. ניהול צוות הוא משימה ניהולית מורכבת שגוזלת משאבים רבים. במאמר הזה, נציג לכם כלי אשר יכול לצמצם את כמות כוח האדם בעסק שלכם ולשפר את הביצועים שלו. אם אתם בעלים של עסק קטן, השירות יכול להקפיץ אתכם קדימה לרמה של עסק גדול בהרבה. הרעיון של מיקור חוץ הוא לא חדש, רבים משתמשים במיקור חוץ לקבלת שירותים שונים כמו שירותי ניקיון, שירותי הסעדה או ניהול צי רכב. בשנים האחרונות, מיקור חוץ נכנס לעוד ועוד תחומים חדשים ומחולל בהם מהפכה של ממש. כך קורה גם בתחום המזכירות ועל כך נדון כאן.
משדרגים את העסק
הנקודה הראשונה שנרצה להתמקד בה היא לאו דווקא החיסכון הכספי בשירות, אלא השיפור בביצועים של שירותי המשרד, המזכירות והעסק בכללי. שירותי מזכירות במיקור חוץ, נותנים לכם אפשרות להעסיק את העובדים הטובים ביותר בתחום. בחברות אשר נותנות את השירותים הללו, יש תנאי רף נוקשים ביותר. לאחר קבלת העובדים, הם עוברים הכשרות והדרכות שונות אשר מציבות אותם בחזית עובדי המזכירות במשק. עסקים קטנים ובינוניים פשוט אינם יכולים להרשות לעצמם את כל זה ולכן ההעסקה שלהם של עובדי מזכירות היא פחות יעילה ונותנת פחות תמורה. שירות מזכירות במיקור חוץ מקנה לעסקים קטנים ובינוניים את היכולת לתת שירות כמו מותגים גדולים ולהעלות את הרמה של כל התהליכים העסקיים בעבודת המזכירות, החל מתיאום פגישות מסובך ועד גביית תשלומים בזמן.
חיסכון עצום בכל החזיתות וגמישות הפעלה
כפי שציינו, להעסקה ישירה של עובדים יש הרבה חסרונות. תכנון וניהול של כוח אדם הוא משימה מאד מורכבת. אנשים צריכים לצאת לחופשות מידי פעם, הם נהיים חולים או סתם משועממים בתפקיד. כל זאת יוצר המון התעסקות בעובדים שאינם קשורים לליבת העסק שלכם. העסקה ישירה פותרת את כל זאת. אתם משלמים לנותן שירות ומצפים רק לשירות נטו ללא שום בעיות מעבר. מכיוון שמדובר בשוק תחרותי, נותן השירות ידאג לתת לכם את שירותי המזכירות הטובים ביותר שהוא יכול כי אם לא, אתם יכולים לעבור למתחרה.
אספקט נוסף וחשוב בעיקר לעסקים קטנים הנמצאים בצמיחה הוא הגמישות בתפעול של עובדי המזכירות. עליה בנפחי העבודה מצריכה כמובן גם יותר עבודת מזכירות. בעסקים גדולים, יש מנגנון השמה מאד יעיל וזו פחות בעיה. עסקים קטנים לעומת זאת, נתקלים בקושי עצום. לעיתים גם לא ברור האם העלייה בנפח העבודה והעסקים הוא קבוע ולכן דוחים עוד העסקה. כאשר מדובר בשירותי מזכירות במיקור חוץ, אתם יכולים להרחיב את השירות בלי בעיה ובאופן מידי. במידה ולא תזדקקו לאותו נפח פעילות, תוכלו תמיד לצמצם חזרה.
שירותי מזכירות מחזירים את תשומת הלב שלך כמנהל לעיסוק המרכזי של העסק שלך וכך מאפשרים לך להתמקצע, ללמוד, לצמוח ולגלות נישות חדשות ואולי אפילו שותפים עסקיים חדשים. ללא זמן להשקיע בכל זה, זה לא יקרה בעצמו.
לבסוף, העבודה מול חברת שירותי מזכירות במיקור חוץ נעשית כמו כל נותן שירות עסקי אחר. אתם מקבלים חיוב מפורט על השירותים בהם השתמשתם, משלמים באופן חודשי את החשבון ואפילו מתקזזים במע"מ על החשבונית. יותר נוח ויעיל מזה אנחנו לא מכירים!
